Ik heb een nogal hardnekkige gewoonte. Als iets goed werkt, begin ik na te denken over hoe het beter kan.
Dat is op zich geen slechte eigenschap. Zeker niet als je een bedrijf runt.
Bij FYRCO zijn we voortdurend bezig met verbeteren. Processen vereenvoudigen, verantwoordelijkheden verduidelijken, systemen slimmer inrichten. Er is altijd wel iets dat efficiënter, duidelijker of gewoon beter kan.
En doorgaans vind ik dat nog leuk ook.
Alleen houdt het nooit op.
We hebben bij FYRCO bewust een stramien gebouwd om te bepalen wat we wel en niet doen. Niet alleen op hoofdlijnen, ook op projectniveau.
Daar gebruiken we onder meer een Project Board voor. Ideeën naast elkaar leggen, keuzes maken en vooral niet overal tegelijk aan beginnen.
Op een hoger niveau hebben we zelfs een Fuck It List. Dingen die best interessant zijn, maar waar we bewust geen tijd in steken. Niet omdat het slechte ideeën zijn. Wel omdat we niet alles kunnen doen.
Een goed idee is nog geen reden om het uit te voeren. En ideeën hebben we genoeg.
Op papier is het dus behoorlijk goed geregeld.
Alleen houden die afspraken mij niet altijd tegen als ik weer eens iets kleins wil verbeteren.
We hebben bijvoorbeeld veel werk gestoken in hoe we intern samenwerken en afspraken vastleggen. Nodig, want met een groeiend bedrijf kom je niet meer weg met het idee dat iedereen wel weet hoe alles werkt.
Maar zodra je begint, zie je overal mogelijkheden. Een extra veld hier. Een duidelijkere omschrijving daar. Een uitzondering die je toch nog even moet voorzien.
En voor je het weet, zit je aan versie zeven van iets waar versie drie eigenlijk al prima voldeed.
Ik overdrijf. Een beetje.
Het vervelende is dat elke verbetering ook iets kost. Niet alleen de tijd die ik erin steek. Iemand moet die nieuwe afspraak lezen, begrijpen en toepassen. En soms een gewoonte afleren die we hem zelf een maand eerder hebben aangeleerd.
Daar sta ik niet altijd genoeg bij stil.
Het lastige is dat zo'n kleine aanpassing nooit als een project voelt. Die doe je er gewoon even bij. En nog eentje. Tot je een halve dag kwijt bent aan iets waar niemand op zat te wachten.
Het is ook verleidelijk om te denken dat iets beter is omdat je er werk in gestoken hebt. Maar dat is natuurlijk geen bewijs. Soms heb je gewoon meer werk gemaakt.
We zijn ondertussen behoorlijk goed geworden in kiezen welke projecten we niet doen. Ikzelf kan nog wat oefenen op de vraag welke verbeteringen ik beter laat liggen.
Niet alles wat kan, moet ook.
Dus probeer ik mezelf wat vaker een andere vraag te stellen.
Niet alleen: Kan dit beter?
Maar ook: Moeten we hier eigenlijk nog iets aan veranderen?
Dat tweede blijkt voor mij de moeilijkste vraag.
Ik heb trouwens nog een hele lijst met dingen die ik wil verbeteren.
Ik denk dat ik die gewoon eens ga deleten.
Eens zien wat er vanzelf weer bovenkomt.